Krav til digitalt bogføringssystem: det skal I vide

Med den nye bogføringslov skal virksomheder bogføre i et digitalt system, der lever op til lovens krav. Systemet kan være et standardsystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, eller et individuelt system, som virksomheden selv har ansvaret for. Kravet gælder alle selskaber og personligt ejede virksomheder over en vis omsætning.

Hvad systemet skal kunne

• Registreringer og bilag skal opbevares digitalt, i systemet eller i et system, der er knyttet til det.
• Der skal tages automatisk sikkerhedskopi af registreringer og bilag.
• Systemet skal beskytte mod uautoriseret adgang og mod, at data går tabt.
• Systemet skal kunne sende og modtage e-fakturaer.
• Det skal være muligt at følge en transaktion fra bilag til regnskab og tilbage igen.

Registreret eller individuelt system

Et registreret standardsystem er godkendt af Erhvervsstyrelsen og dækker en stor del af kravene i sig selv. Erhvervsstyrelsen offentliggør en liste over de registrerede systemer.

Et individuelt system er et system, der er udviklet til eller tilpasset den enkelte virksomhed. Det kan være lovligt, men så er det virksomheden selv, der skal kunne dokumentere, at kravene er opfyldt. Det gælder også for ældre systemer, som leverandøren ikke længere udvikler.

Hvem er omfattet

Alle selskaber skal bogføre digitalt. Personligt ejede virksomheder er omfattet, når omsætningen over en periode har ligget over lovens grænse. Se, hvem der er omfattet af bogføringsloven.

Tre ting at tjekke nu

Står Jeres system på listen? Bruger I et standardsystem, så se efter, om det er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Er det ikke, skal I kunne dokumentere, at det lever op til kravene.

Ligger alle bilag i systemet? Bilag i mailbakker, på papir eller i en separat mappe opfylder ikke kravet om digital opbevaring.

Er bogføringsprocedurerne beskrevet? En kort beskrivelse af, hvordan I registrerer og kontrollerer transaktionerne, gør det muligt at dokumentere, at bogføringen sker korrekt.

Bogføringsloven hos Summ

Vi gennemgår Jeres system og arbejdsgange op imod lovens krav og bringer det på plads, der mangler. Har I brug for hjælp til den løbende bogføring, varetager vi den i et registreret system. Læs om bogføringsloven hos Summ eller om bogholderi.

Tal med Hassan Ajina om Jeres bogføring.